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¿Qué consideras antes de comprar? ¿Tu negocio cuenta con un proceso para realizar las compras? En todo negocio, la tarea de realizar compras es fundamental por varios motivos: la calidad de los productos o servicios que ofreces a tus clientes, la relación entre costos de mercancías compradas frente a costos asociados, el impacto en las ventas y utilidades, los tiempos muertos y porque si tienes buenas compras reduces costos y desperdicios. Por tal motivo, se debe evitar comprar más de lo necesario, a destiempo, costos altos, comprar lo que no se necesita y tener pocos proveedores. Asimismo, considera que si ofreces algo sin considerar si tendrás existencias suficientes para satisfacer a los clientes es muy peligroso ya que se pierde la confianza del cliente e incluso, al cliente mismo.

Un proceso de compra contempla los pasos que llevan para tomar la mejor decisión posible. La revisión periódica evita descuidos costosos. Te recomendamos seguir estos seis pasos:

Realiza la solicitud de compra

Entrega al responsable de compras la descripción de lo que se requiere. Recuerda que debe ser minuciosa y clara. Debe contener (al menos): solicitante, fecha, cantidad requerida, descripción, unidad de medida, plazo y observaciones.

Actualiza tu directorio de proveedores

Debe estar actualizado, contener información como: nombre, domicilio, RFC, localidad, teléfono, mail, productos o servicios que suministra y condiciones comerciales como: precio, descuento, forma de pago, plazo de entrega, transporte, descuento, forma de pago, plazo de entrega. No olvides que debes prospectar proveedores a fin de contar con varias opciones todo el tiempo.

Realiza la solicitud de cotización a proveedores

El documento debe tener: descripción de productos, unidades requeridas, precio unitario, condiciones de pago, descuento por volumen o por pronto pago, plazos, identificación de proveedor (nombre, teléfono, email, persona de contacto), observaciones.

Elabora la orden de compra

Formaliza el acuerdo de compra mencionando que se comprará, unidad de medida, cantidad, valor unitario y total.

Realiza el informe de recepción de mercancías

Inclúyelo en el formato de orden de compra.

Expide la factura al proveedor

Documento que representa el cobro del proveedor.